1.ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับ การนำเสนอข้อมูล

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับ โปรแกรมนำเสนอ

ความหมายของการนำเสนอข้อมูล

   การ นำเสนอข้อมูล หมายถึง การสื่อสารเพื่อเสนอข้อมูล ความรู้ ความคิดเห็น หรือ ความต้องการไปสู่ผู้รับสาร โดยใช้เทคนิคหรือวิธีการต่างๆ อันจะทำให้บรรลุผลสำเร็จตามจุดมุ่งหมายของการนำเสนอ

ความสำคัญของการนำเสนอ

ใน ปัจจุบันนี้การนำเสนอเข้ามามีบทบาทสำคัญในองค์กรทางธุรกิจ ทางการเมือง ทางการศึกษา หรือแม้แต่หน่วยงานของรัฐทุกแห่ง ก็ต้องอาศัยวิธีการนำเสนอเพื่อสื่อสารข้อมูล เสนอความเห็น เสนอขออนุมัติ หรือเสนอข้อสรุปผลการดำเนินงานต่างๆ ผู้มีหน้าที่เกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์ การแนะนำเพื่อการเยี่ยมชม การฝึกอบรม การประชุม หรือผู้ที่เป็นหัวหน้างานทุกระดับจะต้องรู้จักวิธีการนำเสนอ เพื่อนำไปใช้ให้เหมาะสมกับงานต่างๆ และเพื่อผลสำเร็จของการพัฒนางานของตน หรือขององค์กรและหน่วยงานต่างๆ กล่าวโดยสรุป การนำเสนอมีความสำคัญ ต่อการปฏิบัติงานทุกประเภท เพราะช่วยในการตัดสินใจในการดำเนินงาน ใช้ในการพัฒนางาน ตลอดจนเผยแพร่ความก้าวหน้าของงานต่อผู้บังคับบัญชา และบุคคลผู้ที่สนใจ

จุดมุ่งหมายในการนำเสนอ

1. เพื่อ ให้ผู้รับสารรับทราบความคิดเห็นหรือความต้องการ เช่น ในการประชุมคณะ กรรมการต่างๆ ประธานในที่ประชุมจะต้องชี้แจงวาระการประชุมให้ที่ประชุมรับทราบ ที่มักเรียกกันว่าเรื่องที่ประธานจะแจ้งให้ทราบ

2. เพื่อ ให้ผู้รับสารพิจารณาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น ในการประชุมคณะกรรมการแต่ละครั้งคณะกรรมการฝ่ายต่างๆ จะต้องชี้แจงข้อมูลหรือแสดงความคิดเห็นให้ที่ประชุมรับได้ทราบ เพื่อประกอบการพิจารณาวินิจฉัยหรือลงมติที่ประชุม

3. เพื่อ ให้ผู้รับสารได้รับความรู้จากข้อมูลที่นำเสนอ เช่น ในการฝึกอบรมหรือการสัมมนา วิทยากรหรือผู้เชี่ยวชาญจะต้องนำเสนอข้อมูลที่เป็นข้อความรู้ และข้อเท็จจริงต่างๆ ให้แก่ผู้เข้าฝึกอบรม หรือใช้ ในการบรรยายสรุปผลการดำเนินงานต่างๆ เพื่อให้ผู้มาเยี่ยมชมกิจการ หรือผู้บังคับบัญชาที่เดินทาง มาตรวจเยี่ยมได้รับทราบ

4. เพื่อ ให้ผู้รับสารเกิดความเข้าใจที่ถูกต้อง เช่น การชี้แจงระเบียบหรือวิธีการปฏิบัติต่าง ๆ ให้แก่ผู้เกี่ยวข้องเข้าใจ โดยเฉพาะเมื่อมีการออกระเบียบใหม่หรือเปลี่ยนแนวทางในการปฏิบัติ ก็จำเป็นต้องชี้แจงเพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันและปฏิบัติได้อย่างถูก ต้อง

ประเภทของการนำเสนอ

1. การ นำเสนอเฉพาะกลุ่ม เป็นการนำเสนอข้อมูลต่าง ๆ ต่อผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องหรือผู้ที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมรับทราบข้อมูล ในการนำเสนอ

2. การ นำเสนอทั่วไปในที่สาธารณะ เป็นการนำเสนอข้อมูลต่าง ๆ ที่เปิดโอกาสให้บุคคลทั่วไปเข้าร่วมฟังการนำเสนอได้ มีการเปิดโอกาสให้ผู้ฟัง ได้ซักถามเพิ่มเติมหรือแสดงความคิดเห็นได้อีกด้วย

ลักษณะของข้อมูลที่นำเสนอ

ใน การนำเสนอแต่ละครั้งนั้น สามารถนำข้อมูลที่มีลักษณะแตกต่างกันมาร่วม นำเสนอด้วยกันได้ ขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ของผู้นำเสนอ ข้อมูลที่จะนำเสนอแบ่งออกตามลักษณะของข้อมูล ได้แก่

1. ข้อ เท็จจริง หมายถึงข้อความที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ เรื่องราวที่เป็นมาหรือเป็นอยู่ตามความจริง หรือสามารถตรวจสอบให้เป็นที่ประจักษ์ได้ว่าเป็นความจริง อาจเป็นความรู้ที่ได้จากการทดสอบหรือทดลองทางวิทยาศาสตร์ก็ได้ สามารถนำมาใช้เป็นหลักฐาน ข้ออ้างอิงสำหรับกล่าวอ้างถึงในการพิสูจน์สิ่งใดสิ่งหนึ่งได้

2. ข้อ คิดเห็น เป็นความเห็นอันเกิดจากประเด็นหรือเรื่องราวที่ชวนให้คิด อาจเป็นความรู้สึก ความเชื่อถือหรือแนวคิดที่ผู้นำเสนอมีต่อสิ่งใดสิ่งหนึ่ง ความเห็นของแต่ละคนอาจแตกต่างกันได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับพื้นฐานและประสบการณ์ ของแต่ละบุคคล ข้อคิดเห็นต่างจากข้อเท็จจริง คือ ข้อเท็จจริงเป็นเรื่องจริงที่ยอมรับกันโดยทั่วไป แต่ข้อคิดเห็นอาจมีทั้งผู้เห็นด้วยและไม่เห็นด้วยก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับผู้ฟังเป็นผู้ตัดสินใจว่าข้อคิดเห็นนั้น ๆ น่ารับฟังหรือไม่ สมเหตุสมผลเพียงใด ข้อคิดเห็นมีลักษณะต่าง ๆ กัน

2.1. ข้อ คิดเห็นเชิงเหตุผล เป็นข้อคิดเห็นที่อ้างถึงเหตุผล อ้างถึงข้อเปรียบเทียบที่ เชื่อถือได้ และความมีเหตุผลต่อกัน โดยชี้ให้ผู้รับฟังเห็นว่า ควรทำอย่างนั้นเพราะเหตุเช่นนี้ แต่ถ้าไม่ทำอย่างที่กล่าวก็จะมีผลตามมาอย่างไรบ้าง โดยทั้งหมดนี้เป็นเหตุผลของผู้แสดง ความคิดเห็นเท่านั้น

แนะนำโปรแกรม

โปรแกรมนำเสนองานที่ศึกษาในบทนี้จะใช้โปรแกรม Microsoft PowerPoint ซึ่งเป็นโปรแกรมที่ใช้งานได้ง่าย และสะดวกในการใช้งานมาก โปรแกรมนี้จึงเป็นโปรแกรมที่นิยมใช้กันแพร่หลาย Microsoft PowerPoint เป็นโปรแกรมหนึ่งในชุดของโปรแกรม Microsoft Office 2003 มีคุณสมบัติหลายอย่างได้รับการพัฒนาให้มีขีดความสามารถมากขึ้น ใช้ในการนำเสนอข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ ผู้ใช้สามารถสร้างงานในการนำเสนอได้หลากหลายรูปแบบ โดยสามารถนำข้อความ รูปภาพ ตาราง แผนภูมิต่าง ๆ ตลอดจนภาพเคลื่อนไหวและเสียง มาประกอบเข้าด้วยกันเป็นลักษณะสื่อประสมเพื่อสร้างเป็นงานนำเสนอต่อผู้อื่น ได้อย่างสวยงามและน่าตื่นตาตื่นใจ

โปรแกรมที่ใช้ในการนำเสนอ

  ในปัจจุบันโปรแกรมที่ใช้ในการนำเสนอ มีให้เลือกใช้งานกันหลายโปรแกรม ส่วนช่องทางการนำเสนอผลงานมี 2 ช่องทาง คือ แบบออฟไลน์ (offline) โดยรวมใช้โปรแกรม PowerPoint นำเสนองานหรือโปรแกรมสร้างสื่อ CAI เป็นต้น และช่องทางแบบออนไลน์ (online) คือใช้เว็บไซต์ในการนำเสนองานดังตัวอย่างโปรแกรมต่อไปนี้

 1.Microsoft PowerPoint (ไมโครซอฟต์เพาเวอร์พอยต์)เป็นสุดยอดโปรแกรมนำเสนอข้อมูล(พรีเซนเตชั่น) ที่มีผู้ใช้มากเพราะใช้งานได้ง่ายที่สุด

2.Macromedia Authorware เป็นโปรแกรมลักษณะ multimedia ที่ใช้สร้างบทเรียน CAI เพื่อช่วยในการเรียนการสอน

3.Swish 2.0 หรือ Swish 3D เป็นโปรแกรม Multimediaที่ใช้สร้างไฟล์ .swf หรือ Flash ในการนำเสนอผลงาน SPECIAL Effect เกี่ยวกับภาพและตัวหนังสือ

4.Adobe Acrobat เป็นโปรแกรมที่รองรับการใช้งานเอกสารที่เป็นไฟล์ PDF เพื่อใช้งานทางด้านเว็บไซต์

5.Facebook เฟสบุ๊ค คือ บริการหนึ่งบนอินเทอร์เน็ต สามารถเขียนบทความ แชทคุยกันแบบสดๆ เล่นเกมส์และกิจกรรมอื่นๆ เป็นที่นิยมกันอย่างมาก

6.Twitter.com ทวิตเตอร์เป็นเว็บไซต์ให้บริการบล็อก (Blog) เกี่ยวกับบทความ

7.Wordpress.com เป็นโปรแกรมสำหรับทำบล็อก เป็นที่นิยมของบล็อกเกอร์ทั่วโลก รวมทั้งคนไทย

8.Blogger.com & Blogspot.com Blog มาจากคำว่า Webblog: ''Webblog'' หมายถึงเว็บไซต์ที่เจ้าของเว็บสามารถบันทึก บทความ รูปภาพ วีดีโอ ของตนเอง

        ลงบนเว็บไซต์ได้ทันที

9.Hi5.com (ไฮไฟว์) เป็นเว็บไซต์ Social Network สามารถสร้างประวัติส่วนตัวแล้วแสดงบนโลกออนไลน์

10.Slide.com เป็นเว็บไซต์ที่ฝากรูปเพื่อที่จะนำมาทำภาพสไลด์โชว์หน้าเว็บแบบง่ายๆ

หลักการออกแบบงานที่จะนำเสนอ

   หลักการสร้างสื่อนำเสนอที่ดีทีประเด็นที่ต้องให้ความสำคัญ  ได้แก่

      1.ความเรียบง่าย : จัดทำสไลด์ให้ดูเรียบง่ายที่สุดเท่าที่ทำได้ เช่น ใช้สีอ่อนเป็นพื้นหลัง เพื่อเวลาอ่านจะไม่รบกวนสายตา

      2.มีความคงตัว: เป็นสิ่งสำคัญที่สุดในการนำเสนอสไลด์ซึ่งเป็นเนื้อหาในเรื่องเดียวกัน คือ ต้องมีความคงตัวในการออกแบบสไลด์

      3.ใช้ความสมดุล: การออกแบบส่วนประกอบของสไลด์ให้มีลักษณะสมดุลมีแบบแผน หรือ สมดุลไม่มีแบบแผนก็ได้

      4.มีแนวคิดเดียวในสไลด์แต่ละแผ่น: ข้อความและสภาพที่บรรจุในสไลด์แผ่นหนึ่งๆ ต้องเป็นเนื้อหาแต่ละแนวคิดเท่านั้น

      5.สร้างความกลมกลืน: ใช้แบบอักษรและภาพกราฟิกให้เหมาะสมกับลักษณะของเนื้อหาใช้แบบอักษรอ่านง่าย แล้ใช้สีที่ดูแล้วสบายตา

      6.แบบอักษร: ไม่ใช้อักษรมากกว่า 2 แบบในสไลด์เรื่องหนึ่ง โดยใช้แบบหนึ่งเป็นหัวข้อ และอีกแบบหนึ่งเป็นเนื้อหา

      7.เนื้อหา และจุดนำข้อความ: ข้อความในสไลด์ควรเป็นเฉพาะหัวข้อ หรือเนื้อหาสำคัญเท่านั้นและควรนำเสนอเป็นแต่ละย่อหน้า โดยอาจมีจุด        นำข้อความอยู่ข้างหน้าเพื่อแสดงให้ทราบถึงเนื้อหาแต่ละประเด็น 

      8.เลือกใช้กราฟิกอย่างระมัดระวัง: การใช้กราฟิกอย่างเหมาะสมจะสามารถเพิ่มการเรียนรู้ได้อย่างมีประสิทธิผล

      9.ความคมชัดของภาพ :  เนื่องจากความคมชัดของจอมอนิเตอร์มีเพียง 72-96 DPI เท่านั้นภาพกราฟิกที่นำเสอประกอบในเนื้อหาจึงไม่จำเป็นต้องใช้ภาพที่มีความคมชัดสูงมาก ควรใช้ภาพในรูปแบบ JPG ที่มีความคมชัดปานกลาง และขนาดไม่ใหญ่นัก ประมาณ 20-50 KB ควรทำการลดขนาดภาพก่อนเพื่อไม่ให้เปลืองเนื้อที่ในการเก็บบันทึก

การเตรียมงานก่อนการนำเสนอ

  การนำเสนองานที่ดีควรทำเป็นขั้นตอน เริ่มจากการวางโครงร่างความคิด ต่อไปจัดทำรายละเอียดเนื้อหาและจัดทำเป็นสไลด์ ซึ่งจะทำให้ไปได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งมี  ขั้นตอนดังนี้

   1.การวางโครงร่าง ศึกษากลุ่มผู้ฟังว่ามีลักษณะอย่างไร ต้องมีความเข้าใจข้อมูลที่ต้องการนำเสนออย่างชัดเจนเพื่อจะได้ผลลัพธ์ตรงเป้าหมาย

   2.จัดทำรายละเอียดเนื้อหา กำหนดหัวข้อต่างๆ โดยเน้นกลุ่มผู้ชมเป็นหลักว่าสไลด์ควรมีเนื้อหาหรือรูปแบบการจัดวางอย่างไร หรือควรนำเสนอแบบใด เช่น ใส่ภาพ ใส่สี และแนวการนำเสนอ

   3.การใส่ข้อความ ภาพ กราฟในสไลด์ การนำสิ่งต่างๆ ที่ต้องการนำเสนอมาใส่ลงในสไลด์แต่ละแผ่น

   4.การปรับแต่งสไลด์ให้สวยงาม การปรับแต่งตัวอักษร สีที่ใช้กับสไลด์และรูปแบบที่แสดงเพื่อดูสวยงามและน่าติดตาม

   5.เพิ่มความน่าสนใจในการนำเสนอ   การใส่เทคนิคการเปลี่ยนแผ่นสไลด์ การเคลื่อนไหวของตัวอักษรมาใช้เพิ่มความน่าสนใจและใช้คอมพิวเตอร์ในการนำเสนอสไลด์

   6.เตรียมการนำเสนอจริง   ต้องซ้อมการพูดให้เข้ากับแผ่นสไลด์ด้วยการจับเวลา เพื่อจะได้ทราบว่าการบรรยายใช้เวลาอย่างเหมาะสมหรือไม่

   7.เตรียมเอกสารประกอบการบรรยาย   คือการพิมพ์เอกสารประกอบการบรรยาย การจัดทำเอกสารแจกผู้เข้าฟังเพื่อไม่ให้ผู้ฟังเสียเวลาในการจดบันทึก ให้ใช้เวลาฟังสิ่งที่บรรยายแทน